Tiden är allt
För lyckade konferenser, exempelvis konferenser på Knistad, är planeringstiden allt. Även om det är möjligt att genomföra en konferens på bara några veckor, blir ditt val av allt från plats till huvudtalare begränsade. Vi rekommenderar minst 6 månaders förberedelsetid. f
Målgrupp
Det kanske låter självklart, men skillnaden mellan 25 och 200 deltagare kan förändra allt när det kommer till att boka en konferenslokal och planera en lyckad konferens. Allt från utrymmet för att röra sig medan du nätverkar, till att hitta en parkeringsplats vid ankomsten, bekvämligheten för dina deltagare kan göra eller bryta atmosfären, och i slutändan njutningen av ditt evenemang. Ta reda så mycket du kan om målgruppen och hur många som förväntas delta. Det har du nytta av resten av tiden.
Budgeten
Håll koll på pengarna. Det kan låta som självklart, men en lyckad konferens bestäms ofta utifrån planeringstid och pengar. För större evenemang behöver du dessutom dela upp din budget i olika budgetposter, såsom plats, utrustning, marknadsföring, catering och talare. Se till att varje kategori blir en persons ansvar och att de är trygga och engagerade i att leverera på detta.
Plats och innehåll är helt avgörande
Att bestämma platsen för din konferens är ett väldigt viktigt val. Det gäller då att du har koll på ovanstående punkter och sedan en grovskiss på det innehållsmässiga. En lyckad konferens ser egentligen inte ditt arbete utan deltagarna brukar bära med sig tre saker, platsen, innehållet och nätverkandet. Ett engagerande innehåll kommer att göra ditt evenemang unikt, vilket är anledningen till att de flesta konferenser är uppbyggda kring ett särskilt tema. Efter allt ovanstående är klart kan du börja detaljplanera.
Lycka till!
